Guía · Corporativos
Cómo organizar
la fiesta de fin
de año
Para quien la tiene asignada además de su trabajo normal. Un calendario desde setiembre y las decisiones que hay que tomar en orden.
ParaRR. HH. y Administración
EmpezarSetiembre
ReferenciaS/ 150 a 400 por persona
Lo críticoFecha y local
Por qué setiembre
Diciembre es el mes con más eventos del año en Lima y todos compiten por los mismos locales, los mismos proveedores y los mismos tres o cuatro viernes. En setiembre todavía se elige; en noviembre se toma lo que queda. Si la fiesta de fin de año te cayó encima en octubre, no está perdido, pero cada semana cuesta opciones.
Calendario
| Cuándo | Qué cerrar |
|---|---|
| Setiembre | Presupuesto aprobado, número aproximado de asistentes, fecha (con una alternativa) y tipo de local |
| Primera quincena de octubre | Local reservado, productora contratada, formato definido (cena, cóctel, campo) |
| Segunda quincena de octubre | Menú y barra elegidos, propuesta de ambientación aprobada, guion de la parte formal |
| Noviembre | Confirmación de asistentes, transporte, premiación y reconocimientos, comunicación interna |
| Primera semana de diciembre | Número final, cronograma minuto a minuto, visita técnica al local |
| El día | Montaje desde la mañana, ensayo de la parte formal, la fiesta |
El presupuesto por persona
Como referencia de mercado en Lima, una fiesta de fin de año corporativa completa —local, cena o cóctel, barra, ambientación, show o DJ y coordinación— se mueve entre S/ 150 y S/ 400 por persona. Por debajo suele faltar algo (barra corta, sin show, local sin montaje); por encima suele haber local premium, cena servida y barra abierta.
Pide las cotizaciones desglosadas. Administración va a tener que revisar cada línea, y una propuesta "todo incluido" sin detalle es imposible de comparar con otra.
Formato: cena, cóctel o campo
- Cena servida en salón. La opción más formal. Funciona bien si hay premiación larga y directorio presente. Cuesta más por persona y limita el baile.
- Cóctel con estaciones. La gente circula, conversa entre áreas y se baila más. Suele ser la mejor relación entre costo y ambiente para equipos grandes.
- Campo o casa de eventos fuera de Lima. Cambia la energía del evento: aire libre, sin vecinos, sin hora de cierre. Requiere resolver transporte y termina más tarde.
La parte formal
Palabras de gerencia, reconocimientos, premiación, el video del año. Es la parte que más se improvisa y la que más se nota cuando se improvisa. Necesita escenario o al menos un punto con luz, sonido de palabra (no el del DJ), pantalla si hay video, y un guion con orden y tiempos. Y una regla: máximo treinta minutos. Después de eso, la fiesta se enfría y no vuelve.
La barra
Es la decisión con más consecuencias. Define el formato —barra libre por horas, carta corta, cerveza y vino— y sobre todo hasta qué hora y qué pasa cuando termina. Muchas empresas fijan barra libre hasta cierta hora y después barra cerrada o de pago; es razonable y hay que comunicarlo antes, no esa noche. Considera también barra sin alcohol visible y bien hecha: siempre hay quien maneja, quien no toma o quien está embarazada.
Transporte y seguridad
Si el evento es fuera de la ciudad o termina tarde, el transporte de vuelta es parte del presupuesto, no un favor. Buses con horarios de salida escalonados evitan que la fiesta se vacíe de golpe. Y si hay barra, que haya forma de que nadie maneje: taxis pactados, buses o convenio con una app.
Lo que hay que dejar por escrito
- Número de asistentes por rango y fecha límite para confirmar el final.
- Qué cubre la barra, hasta qué hora y qué pasa después.
- Hasta qué hora está el personal y quién desmonta.
- Qué pasa si se cancela o se mueve la fecha.
- Forma de pago: adelanto, saldo, orden de compra y factura.
La imagen de cabecera de esta guía es una ilustración, no la fotografía de un evento. Las fotos de eventos reales están en el portafolio.
Preguntas
Lo que queda
por responder.
¿Cuánto cuesta una fiesta de fin de año por persona en Lima?
Como referencia de mercado, entre S/ 150 y S/ 400 por persona con local, comida, barra, ambientación, show o DJ y coordinación. El formato de la barra y el tipo de local explican la mayor parte de la diferencia.
¿Cuándo hay que reservar la fiesta de fin de año?
En setiembre o, como muy tarde, la primera quincena de octubre. En noviembre quedan pocos locales y fechas; en diciembre casi nada.
¿Es mejor hacerla en las oficinas o en un local?
En las oficinas se ahorra el alquiler y se gana comodidad, pero hay que montar todo —carpa si es en terraza, cocina, baños si son pocos— y respetar los horarios del edificio. Un local o campo resuelve eso y cambia el ambiente. Depende del tamaño del equipo y del presupuesto.
¿Cuánto debe durar la parte formal?
Treinta minutos como máximo, con guion y ensayo. Es lo que más se improvisa y lo que más enfría la fiesta cuando se alarga.
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