Glosario
de eventos

Estructura temporal de lona o PVC sobre un armazón metálico que cubre un espacio al aire libre. Se ancla con estacas sobre césped o tierra y con contrapesos sobre losa, y se dimensiona por metros cuadrados por invitado: de 1,2 a 1,5 m² en cena sentada y de 0,6 a 0,8 m² en cóctel de pie.

Paredes de lona que se enganchan a los costados de la carpa y se cierran en minutos si hay viento, garúa o frío. En la costa de Lima conviene llevarlos siempre, aunque el pronóstico no los pida.

Tela colgada o recogida en pliegues que viste el techo o las paredes de una carpa o de un salón. Oculta la estructura, suaviza la luz y cambia por completo cómo se siente el espacio.

Estructura modular de aluminio en celosía que se arma como un andamio ligero para colgar luces, pantallas, sonido o gráfica en un escenario, un stand o una activación.

Piso modular —de madera, vinil o paneles ajedrezados— que se instala sobre césped o losa para bailar. Se calcula en torno a 0,3 a 0,4 m² por invitado, porque nunca baila todo el mundo a la vez.

Zona de descanso con mobiliario bajo —sofás, pufs, pallets con cojines— separada de las mesas. Da a la fiesta un segundo ambiente para conversar sin salir de ella.

Letras tridimensionales de gran formato, de madera, acrílico o metal y a menudo iluminadas, que forman un nombre, unas siglas o un número. Suelen ser el punto de foto de la noche.

Fondo gráfico impreso que se coloca detrás de un punto de foto, un escenario o una zona de prensa, normalmente con la marca, el logo o el nombre del evento.

Rincón diseñado para que los invitados se fotografíen: un fondo reconocible, buena luz y espacio para hacer cola. Un solo punto de foto bien resuelto rinde más que decorar cada esquina.

Recorrido por el lugar antes de cotizar para medir, ver el suelo y el acceso del camión, ubicar la carga eléctrica, los baños y la cocina, y confirmar los horarios de montaje y de ruido.

Equipo que produce la energía cuando el lugar no tiene carga suficiente para luces, sonido y cocina. Se dimensiona sumando la potencia de todo lo que va a estar encendido a la vez.

El trabajo de armar el evento antes de que llegue el primer invitado y de retirarlo al final. Para una fiesta de noche el montaje suele empezar a las siete de la mañana; el desmontaje, cuando sale el último invitado.

Cables con focos de luz cálida que se tienden en el techo de una carpa, entre árboles o sobre la pista. Son la forma más rápida de dar ambiente a un espacio exterior de noche.

Iluminación de efectos —cabezas móviles, láseres, luces de color— que se enciende cuando empieza el baile. Es distinta de la luz ambiental de las mesas y conviene poder cambiar de una a otra sin cortar la fiesta.

Equipo de sonido con micrófonos preparado para discursos, brindis y protocolo, separado del sonido del DJ para que la voz se entienda en todo el espacio.

Bloque de 30 a 45 minutos, muy arraigado en las fiestas del Perú, con animadores disfrazados, música movida, luces y cotillón. Suele arrancar pasada la medianoche para levantar la pista.

Accesorios festivos que se reparten a los invitados —antifaces, collares luminosos, lentes, sombreros, pitos—, normalmente durante la hora loca.

Plataforma giratoria sobre la que se paran los invitados mientras un brazo con cámara gira a su alrededor y graba un video corto, a menudo en cámara lenta, que se comparte o se imprime al momento.

Cabina o punto con cámara, luz y fondo donde los invitados se toman fotos que se imprimen o se envían al instante, muchas veces con accesorios.

Servicio de bebidas sin cobro por consumo durante un número de horas pactado. Lo que conviene dejar por escrito es cuántas horas cubre y qué pasa cuando terminan.

Barra con una carta cerrada, habitualmente de cuatro a seis cócteles, más vino y cerveza. Es más rápida y controla mejor el costo que una barra abierta con todos los destilados.

Cócteles creados para un evento, con nombre, color y presentación propios. En eventos de marca se rotulan con el logo o los colores de la campaña.

Cóctel sin alcohol preparado y presentado como uno con alcohol. Imprescindible en graduaciones de colegio, quinceañeros y para quien maneja.

El momento de la noche en que más gente pide a la vez. El personal de barra se calcula para ese pico y no para el promedio: como referencia, un bartender por cada 50 a 60 invitados en barra libre.

Servicio en el que los invitados se sirven de mesas o estaciones. Funciona bien en celebraciones familiares y con niños, porque cada uno come a su ritmo y necesita menos personal que una cena servida.

Comida que los mozos llevan a la mesa en tiempos —entrada, fondo y postre—. Es la más formal y la que más personal requiere: como referencia, un mozo por cada 15 a 20 invitados.

Puntos de comida temáticos donde se sirve o se prepara al momento —pastas, carnes, ceviche, postres—. Hacen que la gente circule y funcionan bien en cócteles y eventos corporativos.

Mesa decorada con la torta, postres y dulces sobre bases de distintas alturas, pensada tanto para comer como para la foto.

Degustación previa en la que el cliente prueba los platos propuestos para ajustar sabores, cantidades y tiempos de servicio antes de cerrar el menú.

En el Perú, la celebración de los egresados de una facultad universitaria o de quinto de secundaria al terminar sus estudios. La organiza un comité y suele financiarse por cuotas.

Ceremonia académica en la que se entregan los grados o diplomas. En muchas graduaciones se hace antes de la fiesta, con escenario y sonido de palabra.

Acción de marca que no pasa por medios masivos: la marca se presenta en persona —en un showroom, un centro comercial, una feria o la calle— con una experiencia que el público vive y comparte.

Evento en el que una marca presenta un producto o una nueva imagen a prensa, clientes o su propio equipo. Todo el montaje gira alrededor del momento del revelado.

Fiesta de 15 años con una parte de protocolo —entrada, vals y brindis— y una fiesta con DJ y, casi siempre, hora loca.

Celebración en honor a la futura mamá, habitualmente entre la semana 28 y la 34 del embarazo, de día, con brunch o buffet, juegos y regalos para el bebé.

Empresa que diseña, monta y opera el evento con equipo propio o fijo —carpa, luz, sonido, mobiliario, barra y catering— y responde por el conjunto con un solo presupuesto.

Profesional que coordina la planificación de una boda: ayuda a elegir local y proveedores, negocia y arma el cronograma. No monta ni opera; cada proveedor responde por su parte.

La persona que sigue el cronograma el día del evento, avisa a cocina, DJ y fotografía antes de cada momento y resuelve lo imprevisto para que el anfitrión no tenga que hacerlo.

Grupo de egresados —o de padres, en los colegios— que organiza la fiesta de promoción: vota el formato, cotiza, cobra las cuotas y firma con los proveedores.

Documento con el que el área de compras de una empresa autoriza una contratación. Muchas empresas la exigen antes de que el proveedor pueda facturar, así que conviene pedirla al cerrar la cotización.