Guía · Todos los eventos
El cronograma
del día
del evento
Lo que pasa entre las siete de la mañana y las tres de la madrugada para que una fiesta parezca fácil. Con plantilla para copiar.
ParaQuien coordina el día
MontajeDesde las 07:00
La reglaTodo probado 2 h antes
DesmontajeLa misma noche
Por qué hace falta un cronograma
Un evento que sale bien parece que se organizó solo. No: alguien decidió a qué hora entra el camión de la carpa, cuándo se prueba el sonido, cuándo se sirve el plato de fondo y cuándo arranca la hora loca. Ese documento es el cronograma, y tenerlo por escrito es la diferencia entre resolver problemas y tener problemas.
Los cinco bloques
1. Montaje (07:00 – 15:00)
Primero lo grande y lo que necesita luz del día: carpa, estructura, pista, generador si lo hay. Después mobiliario, drapeados y luz. Al final, decoración fina y mesas. Si el local abre tarde, todo se comprime y hay que ir con más gente.
2. Pruebas (15:00 – 17:00)
Sonido de pista y sonido de palabra, luces, pantalla, generador con toda la carga encendida, agua caliente en cocina, hielo en barra. La regla: todo probado dos horas antes del primer invitado. Lo que falla a las cinco se arregla; lo que falla a las nueve se sufre.
3. Llegada y recepción
El personal en su sitio quince minutos antes de la hora de la invitación, aunque nadie llegue puntual. Recepción con bebida en la mano en menos de dos minutos: es lo primero que juzga un invitado.
4. El programa de la noche
Aquí van las horas fijas: cena o buffet, palabras o brindis, vals o entrada de la promoción, torta, hora loca, cierre de barra, última canción. Cada una con un responsable y un aviso quince minutos antes.
5. Desmontaje
Arranca cuando sale el último invitado: primero lo delicado (cristalería, decoración), después mobiliario, al final carpa y estructura, si el local lo permite esa noche o a primera hora.
Plantilla para una fiesta de 20:00
| Hora | Qué pasa | Quién |
|---|---|---|
| 07:00 | Llega el equipo; carpa, estructura, pista | Montaje |
| 11:00 | Mobiliario, drapeados, iluminación | Montaje |
| 14:00 | Cocina y barra instalan; decoración fina | Cocina, barra, decoración |
| 16:00 | Prueba de sonido, luces, pantalla y generador | Técnica |
| 17:30 | Mesas puestas; recorrido final con el cliente | Coordinación |
| 19:45 | Personal en posición; barra abierta | Todos |
| 20:00 | Recepción de invitados, cóctel de bienvenida | Servicio |
| 21:00 | Entrada / palabras / brindis | Coordinación + técnica |
| 21:30 | Cena o buffet | Cocina y servicio |
| 23:00 | Torta y arranque de pista | DJ |
| 00:30 | Hora loca | Animación |
| 02:00 | Cierre de barra (avisado a la 01:45) | Barra |
| 03:00 | Última canción; empieza el desmontaje | Todos |
Los errores que más vemos
- Cenar tarde. Si la cena sale a las once, la pista arranca a la una y la fiesta dura la mitad.
- Parte formal larga. Discursos de cuarenta minutos vacían la pista y no vuelve.
- Probar el sonido con los invitados dentro. Siempre dos horas antes.
- Nadie a cargo del reloj. Si el cliente es quien mira la hora, no está en su fiesta.
- Barra que cierra sin aviso. Se avisa quince minutos antes, siempre.
En nuestros eventos el cronograma lo arma y lo sigue un coordinador asignado desde las siete de la mañana hasta el desmontaje.
La imagen de cabecera de esta guía es una ilustración, no la fotografía de un evento. Las fotos de eventos reales están en el portafolio.
Preguntas
Lo que queda
por responder.
¿A qué hora empieza el montaje de un evento?
Para una fiesta de noche, a las siete de la mañana: carpa y estructura primero, mobiliario y luz después, decoración fina al final. Si el local abre más tarde, hay que ir con más gente.
¿Cuándo se prueba el sonido?
Dos horas antes de que llegue el primer invitado, con toda la carga eléctrica encendida. Nunca con gente dentro.
¿A qué hora conviene servir la cena?
Entre una hora y hora y media después de la hora de la invitación. Si sale más tarde, la pista arranca tarde y la fiesta se acorta.
¿Cuánto dura el desmontaje?
Una carpa mediana con mobiliario se desmonta en dos a cuatro horas; suele hacerse la misma noche al salir el último invitado, o a primera hora si el local lo pide.
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